Perkembangan teknologi dan platform digital makin menggerakkan startup untuk memanfaatkan kecanggihan yang ada. Salah satunya dengan memilih penyedia layanan email yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini dianggap penting mengingat email adalah cara termudah untuk berkomunikasi bersama klien, vendor maupun karyawan sendiri.

Memilih Penyedia Layanan Email Berkualitas untuk Bisnis Anda

Layanan email menjadi hal yang sangat penting bagi para pemilik usaha kecil. Maka dari itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika mencari penyedia layanan email untuk menunjang performa startup. Meskipun setiap kategori usaha mempunyai kebutuhan spesifik, namun setidaknya ada sejmlah fitur dasar yang wajib ada dari sebuah layanan email berkualitas. Beberapa fitur yang seharusnya dimiliki dari penyedia email tersebut antara lain

Filter Spam

Mengelola spam dapat menghabiskan banyak waktu yang pastinya sangat berharga bagi kelangsungan hidup sebuah startup. Memilih layanan email yang memiliki sistem filter spam akan mendeteksi kemudian menyaring spam dari kotak masuk bisnis Anda secara otomatis.

Server yang Dapat Diandalkan

Pihak penyedia email bisnis harus selalu berjalan kapanpun Anda dan klien butuhkan. Layanan email yang down dapat menyebabkan klien Anda merasa tidak puas atau resiko terburuk, Anda kehilangan pelanggan.

Integrasi Sistem

Sejumlah layanan email menawarkan integrasi dengan alat-alat penunjang bisnis seperti kalender maupun penunjang produktivitas lainnya. Apabila startup Anda memanfaatkan peralatan semacam ini, maka pertimbangkan paket dari penyedia email yang dapat terintegrasi pada alat lain yang mungkin sudah Anda pergunakan.

Keamanan

Anda pastinya sudah tidak asing dengan kabar peretasan email yang mungkin merugikan Anda dan klien. Pastikan bahwa penyedia email tersebut menerapkan metode yang kuat dalam memproteksi akun Anda. Pastinya Anda ingin menjaga kotak masuk dan email Anda selalu aman dan terhindar dari penyalahgunaan.

Mudah Digunakan

Dalam perkembangannya kelak, pastinya akan lebih banyak lagi anggota staf yang harus membuat serta menggunakan akun email di penyedia layanan yang Anda pilih. Maka dari itu, pilihlah email yang mudah dipelajari dan digunakan untuk mengurangi waktu pelatihan bagi staf. Hal ini juga meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi akibat penggunaan yang rumit.

Kemampuan Mengarsip Email

Dengan kemungkinan menerima dan mengirim email dalam jumlah yang sangat banyak, maka sudah sewajarnya layanan email tersebut memiliki metode mengelola, menyimpan serta mengatur email maupun draft. Dalam dunia bisnis, menyimpan riwayat komunikasi bisnis dengan terorganisir adalah sangat penting.

Fitur Lain

Sejumlah fitur seperti halnya pembatalan pesan terkirim maupun menjadwalkan tugas email bisa saja sangat berpengaruh. Keberadaan fitur ini tentu saja akan didasarkan pada kebutuhan bisnis secara spesifik.

Fitur ini mungkin hanya dimiliki oleh penyedia tertentu dan tidak dimiliki oleh email lainnya. Maka dari itu, terkadang fitur unik ini menjadi alasan utama penggunaan email tertentu.

Reputasi

Hal ini juga tak kalah penting karena alamat email bisnis Anda menjadi informasi awal yang dilihat oleh calon klien. Begitu pula dengan penilaian profesionalisme dari mereka.

Penyimpanan

Saat akan memilih layanan email, perhatikan jumlah ruang penyimpanan yang ditawarkan bersamaan dengan akun yang Anda buat. Pastinya Anda tidak ingin kehabisan ruang untuk mengelola email. Apabila penyimpanan tersebut berbayar, pastikan nominalnya sesuai dengan anggaran bisnis Anda.

Selain untuk alasan konsistensi, memilih satu layanan email memudahkan Anda dan karyawan dalam menangani pesan bisnis. Maka dari itu, memilih layanan terbaik menjadi hal yang sangat penting dimana cara terbaik untuk memulai adalah membandingkan pilihan gratis atau dengan biaya rendah. berikut ini diantaranya;

1. Gmail

Salah satu penyedia layanan email terpopuler adalah Gmail yang sudah banyak dipakai untuk keperluan komunikasi pribadi maupun keperluan bisnis. Hal ini karena semakin tingginya jumlah perangkat Android yang membutuhkan Gmail untuk menjalankan beberapa fungsi.

Dengan reputasi yang baik, Gmail juga menawarkan deretan fitur canggih meliputi Undo Send hingga Email Forwarding. Integrasi yang ditawarkan pun juga luar biasa lengkap hingga utilitas pencarian Google, Drive, Google Calendar, Google Docs dan lain sebagainya.

Soal keamanan, Google menawarkan verifikasi 2 langkah serta filter spam untuk mencegah peretasan akun. Penggunaan email dari Google inipun juga sangat sederhana.

Cara membuat email melalui gmail pun sangat sederhana.

• Klik Tombol Tulis untuk mulai menyusun email.
• Isi alamat email penerima di kolom Kepada
• Lengkapi pula bagian Subjek sebelum menulis isi email
• Opsi editing sederhana juga tersedia dengan mengklik ikon huruf A bergaris bawah
• Anda juga dapat menambahkan file attachment, link, link google drive, emotikon maupun gambar sebelum mengklik tombol Kirim

2. Outlook.com

Tak mau ketinggalan dari Google, Microsoft juga menjadi pilihan penyedia layanan email berkualitas. Paket email dari Microsoft ini diperkaya dengan dukungan serta sumber daya dari Microsoft. Email ini menawarkan sejumlah fitur canggih misalnya Clutter untuk mengkategorikan pesan di kotak masuk berdasar prioritas. Ada pula fitur Undelete yang dapat memulihkan email yang terhapus secara tidak sengaja.

Bicara soal integrasi, Outlook menawarkan integrasi yang mungkin lebih baik dibanding Google karena mendukung perangkat lunak populer lain yang masih produk dari Microsoft, seperti halnya Office. Pada fitur keamanan, Outlook.com juga menerapkan verifikasi 2 langkah yang dapat mempersulit para peretas untuk mengambil alih akun milik Anda.

Karena dipopulerkan lewat aplikasi perkantoran di komputer dan HP seperti Microsoft Office, banyak perusahaan yang memanfaatkan integrasi email Outlook dengan software perkantoran yang juga sangat populer tersebut.

3. iCloud Mail

Akun ini dibuat secara otomatis saat Anda membuat sebuah Apple ID untuk menggunakan perangkat dengan iOS. iCloud menjadi pilihan penyedia layanan email populer karena banyaknya pebisnis yang menggunakan perangkat Apple baik iPhone maupun iPad. Apple menghadirkan sejumlah fitur keamanan demi memastikan akun iCloud Anda terhindar dari tangan jahil hacker. Apple sendiri juga sangat terkenal akan proteksi terhadap privasi akun.

Email iCloud menawarkan sejumlah fitur seperti auto responder hingga sejumlah filter mendasar. Selain itu, email ini juga terintegrasi dengan berbagai alat berbasis cloud seperti kontak, kalender, hingga pembuat catatan serta pengingat.

4. Yahoo! Mail

Yahoo! Tercatat sebagai salah satu raksasa di masa awal internet sekitar tahun 1994 silam. Hingga kini, Yahoo! Mail masih cukup populer setelah diakuisisi Verizon pada 2016 yang lalu. Walau sudah beda pemilik, Anda masih bisa mendaftar akun Yahoo! Mail.

Sebagai salah satu opsi terbaik penyedia emali, Yahoo! Mail menawarkan beberapa fitur seperti;

• Menghapus email setelah tersimpan hingga 90 hari di kotak sampah
• Menawarkan kapasitas penyimpanan yang terbilang sangat besar hingga 1 TB
• Terintegrasi dengan pencarian web, kalender serta notepad
• Menawarkan filter spam serta fitur enkripsi SSL

Menggunakan layanan Yahoo! Mail juga akan memberikan akses pada layanan Yahoo! Yang lain seperti feed berita, Yahoo! Messenger serta utilitas kalender.

5. AOL Mail

Perusahaan yang juga diakuisisi oleh Verizon ini juga menjadi salah satu perusahaan awal zaman internet. Aplikasi email dari perusahaan ini cukup populer dimana layanan mereka terbilang cukup kuat sehingga menjadi salah satu penyedia layanan email terbaik untuk bisnis.

Beberapa hal yang menjadikan AOL Mail banyak diminati adalah filter spam dan perlindungan dari virus yang mutakhir. Ia juga menawarkan personalisasi alamat email melalui fitur MyAddress sehingga pemilik dapat memilih sendiri nama domain email. Dan yang lebih menarik, AOL Mail menawarkan penyimpanan tak terbatas.

6. Zoho Mail

Untuk dapat menggunakan kemampuan maksimal dari penyedia layanan email ini, Anda memang harus menjadi pengguna premium, alias berbayar. Namun versi gratis dari Zoho Mail dapat digunakan hingga 25 pengguna yang pastinya sudah cukup untuk bisnis skala kecil.

Dalam versi gratis, Anda hanya mendapat penyimpanan 5 GB/ penggunanya termasuk halnya perlindungan antivirus dan filter spam. Zoho Mail juga terintegrasi ke peralatan produktivitas dari Zoho seperti kalender, tugas serta catatan. Yang menarik dari layanan ini adalah bebas iklan, meskipun akun Anda gratisan.

7. GMX Mail

Dengan penyimpanan email tak terbatas, GMX Mail menjadi layanan email gratisan dengan interface mobile yang mudah digunakan dan mudah menerima email dari layanan lain. Fitur perlindungan spam akan membuat kotak masuk email bersih dari spam.

Ada pula fitur perlindungan dari virus yang juga cukup menjanjikan sebagai opsi keamanan. Layanan ini juga terintegrasi dengan GMX Organizer untuk mengelola jadwal pertemuan. Salah satu fitur menarik dari layanan email yang satu ini adalah menentukan durasi penyimpanan email.

8. Yandex Mail

Lebih populer di wilayah Rusia, Yandex juga menyediakan mesin pencarian terbesar dengan email gratis yang sudah termasuk filter spam dan antivirus. Layanan ini juga menjanjikan penyimpanan tak terbatas karena setiap kali penyimpanan Anda sudah di bawah 200 MB, maka kapasitas kotak masuk email akan ditambahkan dari kapasitas awal 10 GB.

Fitur pengelolaan yang ditawarkan adalah pemberian label, tombol pribadi serta hot keys. Fitur menarik lainnya dari penyedia layanan email ini adalah mesin penerjemah yang terintegrasi dan layanan task.

9. Mail.com

Mail.com adalah layanan email gratis dengan fitur yang cukup menarik bagi usaha kecil. Pengguna bisa bebas memilih dari 200 domain berbeda saat memilih alamat email mereka. Akun gratis ini menawarkan antivirus dan filter spam. Anda juga bisa memanfaatkan integrasi kalender online dari Mail.com untuk menjadwalkan janji hingga mengirim undangan.

10. Lycos.com

Awalnya, Lycos dikenal sebagai mesin pencarian serta portal web. Di samping itu, perusahaan ini juga memberikan email gratis dengan penyimpanan sebesar 500 MB. Akun email tersebut juga mendapat fitur filter spam dan pemindaian  virus. Penggunanya juga bisa memblokir nama domain maupun alamat email tertentu.

Memilih Penyedia Layanan Email Paling Sesuai dengan Bisnis Anda

Untuk dapat menentukan mana penyedia email yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda mungkin sedikit membingungkan. Mengetahui fitur standar yang wajib ada, mengetahui kebutuhan spesifik dalam operasional usaha Anda serta menganalisa budget yang dianggarkan untuk kebutuhan email bisa menjadi patokan awal untuk memilihnya.

Apabila Anda maupun bisnis Anda sedang mencari layanan email gratis, maka pertama-tama tentukan terlebih dahulu fitur mendasar yang dibutuhkan oleh usaha Anda. Kemudian temukan penyedia email yang memiliki fitur yang Anda cari tersebut dengan tarif rendah atau bahkan gratis. Hal ini penting agar kebutuhan usaha Anda dapat terkomodir tanpa mengorbankan fitur penting lainnya.